英文 email 常用句 Useful phrases for work emails
英文 email 其實很公式化，大部分句子一再重複。把下面這些句子存起來，寫信時直接套用，再換掉內容就好。重點是：短、清楚、有禮貌。
1. 開頭稱呼
| 情況 | 英文 |
|---|---|
| 知道名字（正式） | Dear Ms. Lin, / Dear Mr. Smith, |
| 同事、熟一點的客戶 | Hi Jason, |
| 不知道收件人 | Hello, / Dear Hiring Manager, |
| 寫給一群人 | Hi all, / Hi team, |
2. 第一句：說明為什麼寫信
- I'm writing to ask about your order from last week.（我寫信是想詢問上週的訂單）
- I'm reaching out regarding the meeting on Friday.（關於週五的會議）
- Thanks for your quick reply.（謝謝你快速回覆）
- Following up on our call yesterday, …（接續昨天的電話，……）
3. 請求和詢問
- Could you please send me the updated file?（可以請你寄更新的檔案給我嗎？）
- Would it be possible to move the meeting to Thursday?（會議有可能改到週四嗎？）
- I'd appreciate it if you could confirm by Monday.（如果你能在週一前確認，我會很感謝）
- Please let me know if you have any questions.（有任何問題請告訴我）
4. 附件
- Please find the report attached.（附件是報告）
- I've attached the slides for your review.（我附上簡報給你看）
5. 禮貌地催
- Just following up on my email below.（想跟進一下下面這封信）
- I wanted to check in on this — any update?（想確認一下進度，有更新嗎？）
- Just a friendly reminder that the deadline is this Friday.（友善提醒，截止日是這週五）
6. 道歉和更正
- Sorry for the late reply.（抱歉晚回覆）
- Apologies for the confusion.（抱歉造成混淆）
- Please ignore my previous email — the correct date is May 3.（請忽略前一封，正確日期是 5 月 3 日）
7. 結尾
- Looking forward to hearing from you.（期待你的回覆）
- Thanks in advance for your help.（先謝謝你的幫忙）
- Best regards, / Kind regards, / Best,（最常用的署名前結語）
華人寫 email 常見錯誤
- ✗ Dear Sir/Madam, I am Amy from ABC company.✓ Hi Mr. Lee, This is Amy from ABC.知道對方名字就用名字；自我介紹用 This is… 比較自然。
- ✗ Please kindly check the file.✓ Could you please check the file?please 和 kindly 不用疊在一起，用問句更有禮貌。
- ✗ I want you to send me the price.✓ Could you send me a quote?I want you to… 聽起來像命令。
- ✗ Hope you can reply me ASAP.✓ I'd appreciate a reply by Wednesday.reply 後面要加 to；給明確日期比 ASAP 更禮貌也更有效。
- ✗ Sorry to disturb you.✓ Sorry to bother you.disturb 語氣偏重，寫信通常用 bother。
一封完整範例
Hi Jason,
I'm reaching out regarding the training session next week. Would it be possible to move it from Tuesday to Thursday afternoon? Our team has a client visit on Tuesday.
Please let me know if Thursday works for you.
Best regards,
Amy
email 寫得出來，電話和會議也要說得出來：電話英文 50 句 · 同事常說的辦公室英文 · 有禮貌地拒絕 · 職場閒聊 50 句 · 12 句中式英文
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常見問題 FAQ
英文 email 結尾用 Best regards 還是 Sincerely？
工作信件最常用 Best regards、Kind regards 或 Best。Sincerely 比較正式，多用在求職信或第一次寫給不認識的人。
英文 email 可以用 Hi 開頭嗎？
可以。現在大部分工作信件，包括寫給客戶，都常用 Hi + 名字。只有很正式的場合或不熟的對象才用 Dear。
怎麼禮貌地催別人回信？
用 Just following up on my email below 或 I wanted to check in on this，並給一個明確的日期，例如 Could you let me know by Friday?
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