英文 email 常用句 Useful phrases for work emails
英文 email 其实很公式化，大部分句子一再重复。把下面这些句子存起来，写信时直接套用，再换掉内容就好。重点是：短、清楚、有礼貌。
1. 开头称呼
| 情况 | 英文 |
|---|---|
| 知道名字（正式） | Dear Ms. Lin, / Dear Mr. Smith, |
| 同事、熟一点的客户 | Hi Jason, |
| 不知道收件人 | Hello, / Dear Hiring Manager, |
| 写给一群人 | Hi all, / Hi team, |
2. 第一句：说明为什么写信
- I'm writing to ask about your order from last week.（我写信是想询问上周的订单）
- I'm reaching out regarding the meeting on Friday.（关于周五的会议）
- Thanks for your quick reply.（谢谢你快速回复）
- Following up on our call yesterday, …（接续昨天的电话，……）
3. 请求和询问
- Could you please send me the updated file?（可以请你寄更新的文件给我吗？）
- Would it be possible to move the meeting to Thursday?（会议有可能改到周四吗？）
- I'd appreciate it if you could confirm by Monday.（如果你能在周一前确认，我会很感谢）
- Please let me know if you have any questions.（有任何问题请告诉我）
4. 附件
- Please find the report attached.（附件是报告）
- I've attached the slides for your review.（我附上演示文稿给你看）
5. 礼貌地催
- Just following up on my email below.（想跟进一下下面这封信）
- I wanted to check in on this — any update?（想确认一下进度，有更新吗？）
- Just a friendly reminder that the deadline is this Friday.（友善提醒，截止日是这周五）
6. 道歉和更正
- Sorry for the late reply.（抱歉晚回复）
- Apologies for the confusion.（抱歉造成混淆）
- Please ignore my previous email — the correct date is May 3.（请忽略前一封，正确日期是 5 月 3 日）
7. 结尾
- Looking forward to hearing from you.（期待你的回复）
- Thanks in advance for your help.（先谢谢你的帮忙）
- Best regards, / Kind regards, / Best,（最常用的署名前结语）
华人写 email 常见错误
- ✗ Dear Sir/Madam, I am Amy from ABC company.✓ Hi Mr. Lee, This is Amy from ABC.知道对方名字就用名字；自我介绍用 This is… 比较自然。
- ✗ Please kindly check the file.✓ Could you please check the file?please 和 kindly 不用叠在一起，用问句更有礼貌。
- ✗ I want you to send me the price.✓ Could you send me a quote?I want you to… 听起来像命令。
- ✗ Hope you can reply me ASAP.✓ I'd appreciate a reply by Wednesday.reply 后面要加 to；给明确日期比 ASAP 更礼貌也更有效。
- ✗ Sorry to disturb you.✓ Sorry to bother you.disturb 语气偏重，写信通常用 bother。
一封完整范例
Hi Jason,
I'm reaching out regarding the training session next week. Would it be possible to move it from Tuesday to Thursday afternoon? Our team has a client visit on Tuesday.
Please let me know if Thursday works for you.
Best regards,
Amy
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常见问题 FAQ
英文 email 结尾用 Best regards 还是 Sincerely？
工作信件最常用 Best regards、Kind regards 或 Best。Sincerely 比较正式，多用在求职信或第一次写给不认识的人。
英文 email 可以用 Hi 开头吗？
可以。现在大部分工作信件，包括写给客户，都常用 Hi + 名字。只有很正式的场合或不熟的对象才用 Dear。
怎么礼貌地催别人回信？
用 Just following up on my email below 或 I wanted to check in on this，并给一个明确的日期，例如 Could you let me know by Friday?
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